Захирал ба Нягтлан - Хэн юу мэдэх вэ? (№319)

Санхүүгийн удирдлага, нягтлан бодогч болон захирлын харилцаа нь аливаа бизнесийн амжилтын үндэс суурь болдог. Энэ тухайд бид өнөөдөр гүнзгий яриа өрнүүлж, санхүүгийн нэгжийн бүтэц, процесс, автоматжуулалт, дижитал шийдлүүд болон тэдгээрийг хэрхэн үр дүнтэй ашиглах талаар дэлгэрэнгүй авч үзэх болно. Энэхүү нийтлэлд Эрхэм түнш консалтинг компанийн захирал Ч.Үүрийнцолмон оролцож, бизнесийн удирдлага, нягтлан бодогчдын харилцаа, үүсдэг нийтлэг алдаа, түүнийг хэрхэн шийдвэрлэх талаар өөрийн туршлага, зөвлөгөөг хуваалцлаа.

Нягтлан бодогчийн солигдол ба үүсдэг эрсдэлүүд

Олон компаниудын хувьд нягтлан бодогчийн байнгын солигдол нь томоохон асуудал болдог. Солилцоо ихээр гарснаар санхүүгийн үйл ажиллагаа тасалдаж, алдаа, хоцрогдол үүсэх эрсдэлтэй байдаг. Үүнээс үүдэн компанийн ажлын хэмнэл удааширч, санхүүгийн тайлан тодорхой бус болох тохиолдол цөөнгүй. Нягтлан бодогчийн ажилд шилжих, гарах үед тухайн байгууллагад нийцэж ажиллах, үйл ажиллагааны соёлд дасан зохицох хугацаа ойролцоогоор гурваас зургаан сар байдаг бөгөөд энэ хугацаанд байгууллагын үйл ажиллагаа бүрэн жигд явагдахгүй байх тохиолдол олонтаа ажиглагддаг.

Гэхдээ энэ асуудлын үндсэн шалтгаан нь зөвхөн нягтлан бодогчийн чадвар, мэдлэгийн түвшингээс гадна байгууллагын удирдлагын зүгээс тухайн хүнийг хэр зөв чиглүүлж, ажлыг нь тодорхой өгч байгаагаас ихээхэн хамаардаг. Ажил хүлээлгэн өгөх, хүлээн авах үйл явц нь тодорхой бус, албан ёсны баримт бичиггүй байх нь алдааг нэмэгдүүлдэг тул энэ тал дээр удирдлагууд анхаарал хандуулах нь зүйтэй.

Тодорхойгүй байдлаас хэрхэн зайлсхийх вэ?

Нягтлан бодогчийн ажил хүлээн авах, хүлээлгэн өгөх үйл ажиллагааг албан ёсоор акт гарган баталгаажуулахгүй бол санхүүгийн нэгжийн үйл ажиллагаанд хүндрэлийн эх үүсвэр болдог. Тухайлбал, нягтлан бодогч ажлаасаа гарахдаа ажлаа бүрэн хүлээлгэн өгөөгүй бол дараагийн хүн ажлыг үргэлжлүүлэхэд хүндрэлтэй, хариуцлага тодорхой бус болж, алдаа гаргах эрсдэлтэй байдаг.

Иймээс удирдлага, нягтлан бодогч хоёр хоорондоо ойлголцож, ажил үүргийн хуваарилалт, хүлээлгэн өгөх, хүлээн авах процессоо нарийвчлан тодорхойлох шаардлагатай. Энэ нь тухайн байгууллагын санхүүгийн үйл ажиллагааг тогтвортой явуулах үндэс суурь болж өгдөг.

Захиран зарцуулах эрх ба нягтлан бодогчийн үүрэг

Санхүүгийн нэгж нь захиран зарцуулах эрхийг эдлэхгүй, зөвхөн хяналт, бүртгэл, төлөвлөлтийн үүрэгтэй байх ёстой. Захиран зарцуулах эрх нь зөвхөн удирдлагад байдаг бөгөөд нягтлан бодогчид энэхүү эрхийг олгохгүй. Ийм учраас удирдлагаас санхүүгийн үйл ажиллагааны журам, процессыг тодорхойлж, хариуцлага, эрх мэдлийн хуваарилалтыг нарийвчлан тогтоох нь чухал.

Нягтлан бодогч өөрийгөө "захиран зарцуулагч" гэж бодох нь буруу бөгөөд тэдгээрийн үүрэг нь зөвхөн санхүүгийн гүйлгээг бүртгэж, хянаж, тайлагнах явдал юм. Харин удирдлага нь санхүүгийн зарцуулалтыг шийдвэрлэж, хяналт тавих үүрэгтэй.

Удирдлага ба санхүүгийн нэгжийн харилцаа

Удирдлага болон санхүүгийн нэгжийн хоорондын харилцаа нь бизнесийн амжилтыг тодорхойлдог гол хүчин зүйл юм. Удирдлага нь санхүүгийн нэгжийг зөв ойлгож, тэдний үүрэг, хариуцлагыг тодорхойлж, ажил үүргийн хуваарийг зөв зохицуулах хэрэгтэй.

Зарим удирдлагууд санхүүгийн нэгжийг захиран зарцуулах эрхтэй гэж буруу ойлгож, хэт их оролцдог бол зарим нь огт оролцохгүй орхиод байдаг. Үүний үр дүнд санхүүгийн удирдлага алдагдаж, алдаа, хоцрогдол үүсдэг. Харин хамгийн зөв удирдлага нь гүйцэтгэлд хэтэрхий оролцохгүй, гэхдээ хяналт тавьж, үр дүнг нь үнэлж чаддаг байх ёстой.

Захирлын мэдэж байх ёстой гол санхүүгийн үзүүлэлтүүд

Захирал нь санхүүгийн үйл ажиллагааны гол үзүүлэлтүүдийг байнга хянаж байх ёстой. Үүнд:

• Орлого, зарлагын хэмжээ, тэдгээрийн харьцаа
• Бараа материалын нөөцийн түвшин, борлуулалтын өсөлт бууралтын шалтгаан
• Ашиг, алдагдлын эх үүсвэр, түүний шалтгаан
• Санхүүгийн үйл ажиллагааны процессын алдаа, доголдол

Эдгээр үзүүлэлтүүдийг судлан, шаардлагатай арга хэмжээг цаг алдалгүй авах нь бизнесийн тогтвортой өсөлтийг хангахад чухал.

Ажил үүргийн хуваарийг зөв зохион байгуулах

Санхүүгийн нэгжийн бүтэц, ажил үүргийн хуваарилалт нь ажлын бүтээмж, алдааг бууруулахад шууд нөлөөтэй. Таван хүнтэй нэгжид хоёр хүн нэг үүргийг давхар хийж, эсвэл гурван хүний ажлыг таван хүн хувааж хийдэггүй байх нь хамгийн зөв зохион байгуулалт юм.

Хэрэв бүтэц буруу, ажлын хуваарилалт тодорхойгүй бол ажилчид өөрсдийн үүргээ мэдэхгүй, ажлын дарамт нэмэгдэж, стрессийн түвшин өсөх эрсдэлтэй. Тиймээс удирдлага нь ажлын зураг авалтыг нарийвчлан гаргаж, ажил үүргийн хуваарийг тодорхой болгох хэрэгтэй.

Санхүүгийн процессын нийтлэг алдаа ба тэдгээрээс хэрхэн сэргийлэх вэ?

Санхүүгийн процессын түвшинд гардаг нийтлэг алдаа нь:

• Бүртгэл, тайлангийн хоорондох зөрүү
• Ажлын хуваарилалт, хариуцлагын тодорхой бус байдал
• Өндөр ачаалалтай ажиллах, зохион байгуулалт муу
• Санхүүгийн мэдээллийн системийн бүрэн бус ашиглалт

Эдгээр алдаанаас сэргийлэхийн тулд процессын зохион байгуулалт, автоматжуулалт, боловсрол сургалт зэрэгт анхаарах шаардлагатай.

Автоматжуулалт ба хүний оролцоо

Одоогийн дижитал эрин үед санхүүгийн автоматжуулалт бизнесийн амжилтын гол түлхүүр болж байна. Гэхдээ автоматжуулалт хүний оролцоог бүрэн орлоогүй бөгөөд санхүүгийн мэргэжилтнүүд технологитой зохицон, үр дүнтэй ажиллах чадвартай байх шаардлагатай.

Технологийн хөгжлийн улмаас бүртгэл, тайлан гаргах ажил хялбаршиж байгаа ч, стратеги, шийдвэр гаргалт, процессын сайжруулалт зэрэгт хүний оролцоо зайлшгүй хэрэгтэй хэвээр байна.

Дижиталчлалд тулгардаг гол саад

Дижитал санхүүгийн системд шилжихэд гол саад нь хэрэглэгчийн эрхийн хязгаарлалт, системийн уян хатан бус байдал байдаг. Хэрэв системд зөвхөн тодорхой хэрэглэгчдэд л хязгаарлагдмал эрх олгосон бол бусад ажилтнууд мэдээллийг бүрэн оруулж, хянах боломжгүй болж, үүний улмаас процесс удааширдаг.

Иймээс дижитал системийг уян хатан, хэрэглэгчийн эрхийг чөлөөтэй олгох байдлаар хөгжүүлэх нь чухал. Ингэснээр байгууллагын бүх шатны ажилтан мэдээллийг цаг алдалгүй нэвтрүүлж, хянах боломжтой болно.

Санхүүгийн программ нэвтрүүлэх бэлтгэл ба зөв цаг сонголт

Санхүүгийн программ нэвтрүүлэхдээ хамгийн чухал нь бэлтгэл ажил сайн хийгдсэн байх явдал юм. Системийг бүрэн ажиллуулахын тулд:

• Бараа материал, дансны төлөвлөгөө, лавлагаа мэдээллийг бүрэн бүрдүүлсэн байх
• Ажил үүргийн хуваарилалт, процессын дүрэм журмыг тодорхой болгосон байх
• Хэрэглэгчийн эрх, хязгаарлалтын тохиргоог зөв хийсэн байх

Мөн жилийн эхэнд программ нэвтрүүлэх нь үр дүнг жилийн турш хянах боломжийг олгодог тул илүү үр дүнтэй гэж үздэг. Харин хагас жил, улирлын үед нэвтрүүлэхэд мэдээллийн тасалдал үүсэх эрсдэлтэй.

Outsource нягтлан авахдаа анхаарах зүйлс

Гадаад нягтлан бодогч авч ажиллуулахдаа дараах зүйлсэд анхаарах хэрэгтэй:

• Ажлын хариуцлага, үүргийг тодорхой болгох
• Ажил хүлээлгэн өгөх, хүлээн авах процессийг албан ёсоор зохион байгуулах
• Удирдлагаас тодорхой чиглэл, дэмжлэг үзүүлэх
• Мэргэжлийн чадвар болон мэдлэгийг байнга сайжруулах боломжийг бүрдүүлэх

Иймээс outsource нягтлан бодогчийн оролцоо нь зөвхөн бүртгэл, тайлан гаргах түвшинд биш, санхүүгийн үйл ажиллагааг зөв зохион байгуулах, хяналт тавих, процесс сайжруулахад чиглэсэн байх нь үр дүнтэй.

Санхүүгийн нэгжийн бүтэц ба хяналтын тогтолцоо

Санхүүгийн нэгжийн бүтэц нь тухайн байгууллагын үйл ажиллагааны бүх шат дамжлагыг хамарч, хяналтын тогтолцоог бүрдүүлэх үүрэгтэй. Бүтцээ зөв зохион байгуулж, ажил үүрэг, хариуцлагыг тодорхой болгосноор алдаа, хоцрогдол багасч, ажлын бүтээмж дээшилдэг.

Таван хүнтэй нэгжид хоёр хүн нэг үүргийг давхар хариуцдаг, эсвэл гурван хүний ажлыг таван хүн хувааж хийдэггүй байх ёстой. Ийм зохион байгуулалт нь ажлын ачааллыг тэнцвэржүүлж, стресс багатай, үр дүнтэй ажиллах нөхцлийг бүрдүүлдэг.

Санхүүгийн мэргэжилтний карьер ба чадамж

Нягтлан бодогчийн карьер нь мэдлэг, чадварын түвшингээр шаталдаг. Бүртгэл зөв хийгээд, тайлан гаргадаг түвшнээс эхлээд, тайлангаас дүгнэлт гаргаж, удирдлагад мэдээлэл өгдөг түвшинд хүртэл ахих боломжтой.

Хамгийн чухал нь санхүүгийн үйл ажиллагааг зөв зохион байгуулах чадвар бөгөөд энэ нь мэргэжлийн мэдлэгээс гадна процесс, системийг ойлгож, сайжруулах ур чадварыг шаарддаг. Ийм чадвартай нягтлан бодогч бол захирлын хамгийн үнэтэй туслах нь болдог.

Технологийн дэвшил ба ирээдүйн санхүүгийн ажилтан

Дижитал системүүд хөгжихийн хэрээр санхүүгийн бүртгэл, тайлан гаргах ажил автоматжиж, хүний оролцоо багасах боловч, стратеги, процесс сайжруулалт, хяналт тавих ажил мэргэжлийн нягтлан бодогчдын үүрэг хэвээр байна.

Ирээдүйд нягтлан бодогчдын үндсэн үүрэг нь технологийг зөв ашиглан, санхүүгийн үйл ажиллагааг илүү үр дүнтэй, хяналттай болгоход чиглэх болно. Тиймээс мэргэжлийн чадвар, технологийн мэдлэгийг хослуулсан санхүүгийн ажилтан л амжилтад хүрнэ.

Санхүүгийн дижитал систем нэвтрүүлэхэд зориулсан зөвлөмж

Санхүүгийн программ нэвтрүүлэхэд дараах зүйлсийг анхаарах хэрэгтэй:

1. Бэлтгэл ажил бүрэн хийгдэх: мэдээлэл бүрдүүлэх, процесс тодорхойлох
2. Хэрэглэгчийн эрх чөлөөг хангах, эрх хязгаарлалтыг уян хатан болгох
3. Жилийн эхэнд нэвтрүүлэхийг зорих
4. Системийг амьдралд нийцүүлэн тасралтгүй сайжруулах
5. Удирдлага, ажилчдыг сургалтаар хангах

Ингэснээр санхүүгийн дижитал систем нь байгууллагын үйл ажиллагааг хялбаршуулж, илүү үр дүнтэй удирдлагын шийдвэр гаргахад туслах болно.

Санхүүгийн процесс сайжруулахад сургалт, боловсролын үүрэг

Санхүүгийн нэгжийн үйл ажиллагааг үр дүнтэй сайжруулахын тулд мэргэжлийн нягтлан бодогч, удирдлагуудыг сургалтаар хангах нь зайлшгүй шаардлагатай. Эдгээр сургалтууд нь:

• Санхүүгийн процесс, системийн талаарх мэдлэгийг сайжруулах
• Ажлын хуваарилалт, хяналтын тогтолцоог зөв төлөвлөх
• Дижитал системүүдийг үр дүнтэй ашиглах ур чадварыг бий болгох

Энэ нь байгууллагын санхүүгийн үйл ажиллагааг тогтвортой, найдвартай болгох үндэс суурь болдог.

Дүгнэлт

Санхүүгийн удирдлага, нягтлан бодогч, захирлын харилцаа нь бизнесийн амжилтын гол түлхүүр юм. Тэдгээрийн хоорондын харилцаа ойлголцолгүй, ажлын үүрэг хариуцлага тодорхой бус байвал санхүүгийн алдаа, хүндрэлийг үүсгэдэг.

Иймд санхүүгийн нэгжийн бүтэц, процесс, хяналтын тогтолцоог зөв зохион байгуулж, ажлын хуваарилалт, ажил хүлээлгэн өгөх, хүлээн авах процессыг албан ёсоор хэрэгжүүлэх нь чухал. Мөн дижитал системүүдийг уян хатан, хэрэглэгчийн эрхийг чөлөөтэй байлгаж, удирдлага болон ажилтнуудыг сургалтаар хангах нь санхүүгийн үйл ажиллагааг илүү үр дүнтэй болгоход тусална.

Эдгээр алхмуудыг хэрэгжүүлэхэд захирлууд, санхүүгийн мэргэжилтнүүд хамтран ажиллах шаардлагатай бөгөөд ингэснээр байгууллагын санхүүгийн тогтвортой байдал, өсөлтийг хангах боломж бүрдэнэ.

Энэхүү Захирал ба Нягтлан - Хэн юу мэдэх вэ? (№319) видеог хиймэл оюуны аппа-аао блог болгон хөрвүүлэв